Автоматизация документооборота

Один из способов совершенствования документооборота в целом – это внедрение автоматизированной банковской системы обработки информации, в дальнейшем АБС. Документооборот в банке можно условно разделить на два основных потока: административный и операционный.

Административный документооборот не пересекается с обслуживанием клиентов, а направлен на обслуживание деятельности самого банка, его внутренней отчетности. Это внутренние приказы, распоряжения, служебные записки, технические задания и прочее. Сюда же включается документооборот, связанный с обслуживанием финансовых операций самого банка (внутренняя бухгалтерия). Операционный поток завязан на обслуживании клиентуры. Здесь обрабатываются финансовые документы клиентов, их заявки, договора и прочее.

Остановимся подробнее на втором потоке документооборота, связанного с основной деятельностью банка. (Надо отметить, что многие методы обработки документов приемлемы как для административного , так и для операционного потоков документооборота).

Обслуживание клиента в банке осуществляется в отведенный отрезок времени, называемый операционным временем (обычно рабочие дни с 9 до 15). В этот период банк осуществляет основные операции по обслуживанию клиента. Операционное обслуживание происходит в рамках рабочего дня (например, с 8 до 18), который часто в системах автоматизации называется операционным днем. Операционный день является основным объектом АБС, в котором осуществляется фиксация определенных финансовых транзакций и за который делается основной отчет банка – баланс. Кроме операций, проводимых в операционное время, в рамках рабочего дня осуществляются различные операции по подготовке и ведению отчетности, анализу данных, а также операции, связанные с административным документооборотом.

Поскольку банк состоит из множества отделов, занимающихся ведением и учетом различных по сути операций, это накладывает определенные требования и ограничения на автоматизацию документопотока в рамках каждого отдела. Например, работники кассового узла занимаются не только приемом документов от клиентов , но и связаны с обработкой наличности. Отсюда следует, что операции, проводимые в рамках АБС, должны быть максимально автоматизированы, чтобы разгрузить кассира для обеспечения работы с наличностью.

Аналитический отдел должен обладать как средствами оперативного получения различной отчетности, так и графическими средствами представления аналитической информации, средствами конвертации информации в наиболее востребованные форматы данных, для передачи и/или дальнейшей обработки (Excel, xml, txt и т.д.) . Для этого в рамках АБС целесообразно предусмотреть хорошо спроектированное хранилище данных и наличие эффективных средств представления информации.

Таким образом, каждое подразделение или отдел имеют свою специфику как работы с клиентом, так и обработки данных и документооборота, в том числе сильно зависящую от того, к фронт-офису или бэк-офису относится отдел (подразделение).

Подводя промежуточный итог, можно сделать вывод, что в целях решения задач автоматизации документооборота АБС должна быть реально масштабированной для ведения различных операций и расширения бизнеса, обладать возможностью гибкой и логичной настройки, решать вопросы автоматизации в разрезах различных областей учета, отделов и подразделений.

Другое по теме:

Порядок расчетов по аккредитиву, документооборот
В соответствии со ст. 867 параграфа 3 «Расчеты по аккредитиву» ГК РФ порядок осуществления расчетов по аккредитиву регулируется законом, а также установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота. Важно понимать, что банки имеют ...

Механизм предоставления ипотечных займов
В последние годы постоянно увеличивается доля ипотечных кредитов, выдаваемых АО «Альянс Банк». В процессе этого отрабатывается механизм предоставления данной формы кредита. В результате выработаны конкретные этапы взаимоотношения банка и заемщика. Организация ипотечного кредитования включает в себя ...

Ипотечное кредитование населения
Развитие ипотеки не является самоцелью, а выступает инструментом решения многих макроэкономических задач, поскольку заставляет всех субъектов этого процесса ориентироваться на длительный период взаимодействия, делая их заинтересованными в содействии экономической стабильности. В 2007 году банк успе ...