Автоматизация документооборота

Один из способов совершенствования документооборота в целом – это внедрение автоматизированной банковской системы обработки информации, в дальнейшем АБС. Документооборот в банке можно условно разделить на два основных потока: административный и операционный.

Административный документооборот не пересекается с обслуживанием клиентов, а направлен на обслуживание деятельности самого банка, его внутренней отчетности. Это внутренние приказы, распоряжения, служебные записки, технические задания и прочее. Сюда же включается документооборот, связанный с обслуживанием финансовых операций самого банка (внутренняя бухгалтерия). Операционный поток завязан на обслуживании клиентуры. Здесь обрабатываются финансовые документы клиентов, их заявки, договора и прочее.

Остановимся подробнее на втором потоке документооборота, связанного с основной деятельностью банка. (Надо отметить, что многие методы обработки документов приемлемы как для административного , так и для операционного потоков документооборота).

Обслуживание клиента в банке осуществляется в отведенный отрезок времени, называемый операционным временем (обычно рабочие дни с 9 до 15). В этот период банк осуществляет основные операции по обслуживанию клиента. Операционное обслуживание происходит в рамках рабочего дня (например, с 8 до 18), который часто в системах автоматизации называется операционным днем. Операционный день является основным объектом АБС, в котором осуществляется фиксация определенных финансовых транзакций и за который делается основной отчет банка – баланс. Кроме операций, проводимых в операционное время, в рамках рабочего дня осуществляются различные операции по подготовке и ведению отчетности, анализу данных, а также операции, связанные с административным документооборотом.

Поскольку банк состоит из множества отделов, занимающихся ведением и учетом различных по сути операций, это накладывает определенные требования и ограничения на автоматизацию документопотока в рамках каждого отдела. Например, работники кассового узла занимаются не только приемом документов от клиентов , но и связаны с обработкой наличности. Отсюда следует, что операции, проводимые в рамках АБС, должны быть максимально автоматизированы, чтобы разгрузить кассира для обеспечения работы с наличностью.

Аналитический отдел должен обладать как средствами оперативного получения различной отчетности, так и графическими средствами представления аналитической информации, средствами конвертации информации в наиболее востребованные форматы данных, для передачи и/или дальнейшей обработки (Excel, xml, txt и т.д.) . Для этого в рамках АБС целесообразно предусмотреть хорошо спроектированное хранилище данных и наличие эффективных средств представления информации.

Таким образом, каждое подразделение или отдел имеют свою специфику как работы с клиентом, так и обработки данных и документооборота, в том числе сильно зависящую от того, к фронт-офису или бэк-офису относится отдел (подразделение).

Подводя промежуточный итог, можно сделать вывод, что в целях решения задач автоматизации документооборота АБС должна быть реально масштабированной для ведения различных операций и расширения бизнеса, обладать возможностью гибкой и логичной настройки, решать вопросы автоматизации в разрезах различных областей учета, отделов и подразделений.

Другое по теме:

Пассивные операции
Пассивные операции коммерческого банка – это совокупность операций (способов, приемов, методов), посредством которых формируются ресурсы банка. В результате таких операций увеличиваются денежные средства, находящиеся на пассивных счетах баланса банка (т.е. собственных ресурсов банка и его балансовы ...

Анализ кредитоспособности ООО «Транссклад»
Объектом нашего исследования является ООО «Транссклад» – компания, созданная 7 мая 2007 года и занимающаяся организацией перевозок грузов. Компания ООО «Транссклад» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетные счета в банках. Уставной капитал ООО «Транссклад» составляет 100% ...

Деятельность Национального банка в области проведения единой денежно-кредитной политики государства
Главной задачей денежно-кредитной политики является создание условий для устойчивого экономического роста и выполнения прогнозных показателей социально-экономического развития посредством реализации монетарных целей и задач инструментами денежно-кредитного и валютного регулирования. В сложных макро ...